امضای مجازی
تسهیل فرآیند امضا با راهکار هوشمند
فرآیندهای سنتی مربوط به تأیید صورتجلسات، شامل تهیه اسناد و جمعآوری امضاهای فیزیکی از اعضای حاضر در جلسات، همواره با چالشهایی برای اعضا و مدیران همراه بوده است. این فرآیندها اغلب زمانبر و مستعد خطا هستند.
زیرسیستم امضای مجازی پژوهشیار این مشکل را به شکلی مؤثر برطرف میسازد. پس از تشکیل جلسه و تهیه صورتجلسه، اعضای حاضر این امکان را خواهند داشت که تنها با یک ارتباط اینترنتی، صورتجلسه را به صورت آنلاین و سیستمی تأیید و امضا کنند. این قابلیت، سرعت و کارایی فرآیندها را به شکل چشمگیری افزایش داده و نیاز به پیگیریهای حضوری را از بین میبرد.
ویژگیهای متمایز
قابلیت منحصر به فرد امضا و تأیید صورتجلسه در پژوهشیار به گونهای است که بدون نیاز به ورود مجدد به سامانه و تنها با داشتن یک ارتباط اینترنتی، میتوان از هر مکانی و با استفاده از هر نوع دستگاهی (اعم از کامپیوتر، لپتاپ، تبلت یا تلفن هوشمند پیشرفته)، این فرآیند را به راحتی انجام داد.
نحوه عملکرد و ویژگیهای کلیدی
برای فعالسازی قابلیت تأیید و امضای الکترونیکی در سامانه پژوهشیار، تنها یک پیشنیاز اساسی وجود دارد: بارگذاری فایل امضای هر عضو در پروفایل کاربری ایشان. با فراهم شدن این پیششرط، امکان امضا برای همیشه برای اعضای محترم شورا فراهم خواهد بود.
ممکن است این پرسش مطرح شود که آیا تفاوت در گردش کار و فرآیندهای تأیید صورتجلسات در مراکز مختلف (مستقل یا وابسته)، خللی در عملکرد سیستم ایجاد میکند؟ پاسخ به این پرسش منفی است. طراحی زیرسیستم به گونهای است که نوع مرکز یا تفاوت در فرآیندهای داخلی، هیچ تأثیری بر نحوه ارسال و تأیید صورتجلسه توسط اعضای شورا ندارد. این قابلیت به مدیران اجازه میدهد تا در بازه زمانی دلخواه خود، صورتجلسه را برای اعضا ارسال نمایند.
این زیرسیستم، قابلیتهای متعددی را در اختیار کاربران قرار میدهد که از جمله مهمترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
مشاهده جامع صورتجلسات: امکان مشاهده لیست تمامی صورتجلسات و صورتجلسات ارسالی به معاونت.
ارسال هدفمند: قابلیت ارسال صورتجلسه به اعضای حاضر در جلسه.
ارتباط مؤثر: قابلیت ارسال توضیحات برای اعضای شورا.
