مدیریت هوشمندانه فرآیندهای پایان‌نامه
زیرسیستم پایان‌نامه‌ها در پژوهشیار، ابزاری قدرتمند برای ثبت، ارسال، پیگیری و نظارت بر تمامی مراحل این فرآیند است. این زیرسیستم با یکپارچه‌سازی تمامی عوامل درگیر، از استاد راهنما تا دانشجو، سرعت و کارایی را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد. کاربران می‌توانند به صورت لحظه‌ای از وضعیت کار مطلع شوند و وظایف خود را در زمان‌بندی مشخص انجام دهند. این شفافیت و دقت در مدیریت، تضمین‌کننده پیشرفت منظم و موفقیت‌آمیز پروژه‌های پایان‌نامه است.
زیر سیستم پایان‌نامه‌ها
فرآیندهای ثبت، پیگیری و تصویب پایان‌نامه‌ها در مراکز علمی، به دلیل تعدد نقش‌آفرینان (از دانشجویان و اساتید تا کارشناسان و اعضای شورا)، اغلب پیچیده و زمان‌بر است. زیرسیستم پایان‌نامه‌ها در پژوهشیار، با ایجاد یک بستر یکپارچه، تمامی این فرآیندها را به صورت هوشمند و الکترونیکی مدیریت می‌کند.
شفافیت و کارایی در هر مرحله: این سیستم، امکان ثبت، ارسال، پیگیری و نظارت کامل بر فعالیت‌های هر فرد را فراهم می‌سازد. با این زیرسیستم، کاربران به صورت لحظه‌ای از وضعیت کارها مطلع شده و می‌توانند وظایف خود را در زمان‌بندی مشخص انجام دهند. تمام فرآیندها به صورت دقیق ثبت و ضبط شده و در هر مرحله قابل پایش هستند.
یکپارچه‌سازی با زیرسیستم‌ها: ارتباط مستقیم این زیرسیستم با زیرسیستم شوراها، فرآیند ارسال به اعضای شورا، ثبت نظرات و صورت‌جلسات را به صورت کاملاً الکترونیکی و بدون کاغذ انجام می‌دهد. تمامی این اطلاعات به پایان‌نامه مربوطه متصل شده و در هر زمان قابل پیگیری است.
ابزارهای هوشمند برای تسهیل فرآیند: قابلیت‌هایی مانند داوری آنلاین، سیستم مکاتبات هوشمند، ابزار ساختاردهی به فرآیندها و ویرایشگر هوشمند فرم‌ها، از دیگر امکاناتی هستند که به مدیران و کاربران سامانه در پیشبرد کارآمد فرآیندهای پایان‌نامه کمک می‌کنند.
ویژگیهای کلیدی زیر سیستم پایان نامه ها
ساختار نامحدود
امکان تعریف تعداد نامحدودی از ساختارهای طرح و فرآیندهای گردش کار برای آنها، متناسب با نیازهای هر واحد.
متصل به فرم‌ساز
طراحی و افزودن انواع فرم‌ها، مانند فرم‌های داوری، بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی.
متصل به موتور روندساز
تغییر و توسعه فرآیندهای گردش کار به صورت پویا با استفاده از موتور قدرتمند روندساز سامانه.
متصل به موتور فیلد ادیتور
مدیریت کامل فیلدها شامل نوع، طول، اجباری بودن و ترتیب آنها در تمامی فرم‌ها.
متصل به موتور تولید گواهی
تولید خودکار و پویای انواع گواهی‌ها، از جمله گواهی داوری.
صورت‌جلسات هوشمند
تعریف، اتصال خودکار به طرح‌ها و اعمال قوانین مربوط به صورت‌جلسات شوراها.
اتصال به گزارش‌ساز
تولید گزارش‌های متنوع و سفارشی بر اساس داده‌های تعریف شده توسط مدیران سیستم.
امکانات اصلی و فرآیندهای زیرسیستم
ثبت و ارسال آنلاین پایان‌نامه: امکان ثبت و ارسال آسان پایان‌نامه به صورت آنلاین توسط دانشجو یا استاد راهنما.
پیوست فایل‌های ضمیمه: قابلیت الصاق انواع فایل‌ها و اسناد مرتبط با پایان‌نامه.
ثبت اطلاعات تفصیلی: ثبت دقیق اطلاعاتی مانند مشخصات همکاران، هزینه‌ها، چکیده و سایر جزئیات پایان‌نامه.
اتصال به طرح‌ها: قابلیت متصل کردن پایان‌نامه به طرح تحقیقاتی اصلی که از آن نشأت گرفته است.
ارتباط با مقالات: امکان اتصال و ثبت مقالاتی که حاصل و منتج از پایان‌نامه بوده‌اند.
ماهیت فرایندی زیرسیستم پایان نامه‌ها
مدیریت انتقال پایان‌نامه: امکان مدیریت انتقال پایان‌نامه‌ها بین دانشکده‌ها و مراکز زیرمجموعه.
مدیریت کد پایان‌نامه: ثبت خودکار کد سیستمی برای هر پایان‌نامه.
ویرایش هوشمند پایان‌نامه: امکان ویرایش بخش‌های مختلف پایان‌نامه توسط کارشناس مربوطه برای کاربران.
ثبت صورت‌جلسات: ثبت هوشمند صورت‌جلسات در تمامی لایه‌های سیستم.
ارسال برای کارشناسی و داوری: ارسال پایان‌نامه به کارشناسان برای بررسی و دریافت نظرات آنها، و امکان داوری آنلاین در صورت نیاز.
مکاتبات سیستمی: برقراری ارتباط و مکاتبه سیستمی بین دانشجو و استاد راهنما و مشاور.
بایگانی خودکار: قابلیت بایگانی خودکار پایان‌نامه‌های راکد.
سیستم اطلاع‌رسانی یکپارچه: امکان ارسال پیام‌های سیستمی و پیامک به کارشناسان، مدیران و دانشجویان.
